🏢Quản lý quy trình phê duyệt

Giới thiệu

Quản lý quy trình phê duyệt rõ ràng có thể giúp đảm bảo các chi phí đi lại được quản lý một cách hiệu quả và nhân viên hiểu rõ yêu cầu và mong đợi liên quan đến chuyến đi công tác.

Đây là 1 trong 3 nhóm tính năng cốt lõi phục vụ khách hàng Corporate Agent (CA) trong hệ thống sản phẩm của Gotadi:

Mục đích

Tài liệu này giới thiệu về quy trình phê duyệt quản lý chuyến đi công tác, bao gồm các bước:

• Khởi tạo quy trình

• Khởi tạo yêu cầu

• Theo dõi, Phê duyệt & Từ chối yêu cầu

• Báo cáo sau chuyến đi

Điều kiện sử dụng Quy trình phê duyệt

• Các tài khoản doanh nghiệp được khởi tạo sau tháng 01/03/2023 (Thời gian dự kiến)

• Các tài khoản doanh nghiệp đang vận hành cần được chuyển đổi, vui lòng liên hệ bộ phận chăm sóc khách hàng doanh nghiệp để được hỗ trợ

• Chỉ áp dụng cho nhân viên trong công ty (Xem hướng dẫn quản lý nhân viên công ty)

Các bước trong Quy trình Phê duyệt

Khởi tạo và quản lý Quy trình phê duyệt

• Đăng nhập partner.gotadi.com với tài khoản Người quản trị của doanh nghiệp
• Chọn mục Báo cáo & Chính sách trên thanh Menu

• Chọn Quản lý phê duyệt

• Chọn Thêm quy trình mới

• Điền các thông tin bao gồm:

  • Tên quy trình

  • Mô tả

  • Đối tượng áp dụng: Danh sách nhân viên hoặc phòng ban. Trường hợp danh sách này trống nghĩa là công ty chưa có nhân viên, cần thêm nhân viên (Xem hướng dẫn quản lý nhân viên công ty)

  • Người phê duyệt: Có thể chọn nhiều người để phê duyệt cho một quy trình. Trường hợp danh sách này trống nghĩa là công ty chưa có nhân viên, cần thêm nhân viên (Xem hướng dẫn quản lý nhân viên công ty)

• Chọn Hoàn tất

Mặc định tài khoản công ty mới sẽ không có quy trình phê duyệt nào. Tất cả nhân viên trong công ty sẽ được đặt & xuất vé mà không cần phê duyệt.

Chỉnh sửa quy trình phê duyệt

Chỉnh sửa quy trình

• Chọn mục Báo cáo & Chính sách trên thanh Menu

• Chọn Quản lý phê duyệt

• Trong bảng Danh sách quy trình phê duyệt, di chuyển tới quy trình cần chỉnh sửa

• Nhấn nút More (⋮) để mở danh sách các hành động

• Chọn Xem chi tiết

• Trong trang chi tiết quy trình phê duyệt, chọn Chỉnh sửa

• Thay đổi các thông tin theo nhu cầu, sau đó chọn Lưu thay đổi

Tạm dừng quy trình phê duyệt

Trong trường hợp một quy trình phê duyệt không còn phù hợp & chờ thay đổi, bạn có thể tạm dừng quy trình phê duyệt theo các bước:

• Chọn mục Báo cáo & Chính sách trên thanh Menu

• Chọn Quản lý phê duyệt

• Trong bảng Danh sách quy trình phê duyệt, di chuyển tới quy trình cần chỉnh sửa

• Nhấn nút More (⋮) để mở danh sách các hành động

• Chọn Tạm dừng quy trình

Các nhân viên đang bị quy định bởi quy trình đã bị tạm dừng, nếu không có quy trình nào khác, sẽ được hiểu là không bị ràng buộc bởi quy trình phê duyệt nào & có thể đặt dịch vụ mà không cần phê duyệt.

Xóa quy trình phê duyệt

Trường hợp cần xóa một quy trình phê duyệt, bạn có thể thao tác theo các bước:

• Chọn mục Báo cáo & Chính sách trên thanh Menu

• Chọn Quản lý phê duyệt

• Trong bảng Danh sách quy trình phê duyệt, di chuyển tới quy trình cần chỉnh sửa

• Nhấn nút More (⋮) để mở danh sách các hành động

• Chọn Xóa

---

Gửi yêu cầu phê duyệt

Trong mô hình phê duyệt thông thường, Nhân viên nộp đơn xin đi công tác, bao gồm mục đích của chuyến đi, điểm đến, ngày và chi phí ước tính. Một biểu mẫu yêu cầu đi lại được xác định rõ ràng có thể giúp đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết.

Với Gotadi, nhân viên chỉ cần tiến hành tìm kiếm và đặt chỗ như bình thường, quy trình phê duyệt (nếu có) sẽ được áp dụng & các thông tin của chuyến đi sẽ được hệ thống tự tổng hợp kèm theo.

Trong bước nhập thông tin hành khách, danh sách hành khách tương ứng với các thành viên trong công ty, trường hợp danh sách trống, cần khởi tạo thêm nhân viên công ty

Phê duyệt của quản lý

Quản lý của nhân viên xem xét yêu cầu đi lại và phê duyệt hoặc từ chối dựa trên các yếu tố như nhu cầu kinh doanh, ngân sách có sẵn và trách nhiệm công việc của nhân viên.

Có 2 cách để nhận thông tin yêu cầu phê duyệt:

1. Qua trang partner.gotadi.com:

   • Vào mục Quản lý phê duyệt

   • Xem thông tin danh sách Yêu cầu đang chờ bạn phê duyệt

   • Chọn yêu cầu mong muốn sẽ mở trang thông tin chi tiết yêu cầu, bao gồm thông tin người đặt & thông tin chuyến đi

2. Qua email:

   • Nhận email yêu cầu phê duyệt

   • Nhấn Xem chi tiết để mở trang thông tin chi tiết yêu cầu, bao gồm thông tin người đặt & thông tin chuyến đi

   

   Email yêu cầu phê duyệt

• Người phê duyệt có thể lựa chọn Phê duyệt hoặc Từ chối

Thời gian chấp nhận phê duyệt có thể dài ngắn khác nhau tùy vào thời điểm đặt vé, đây chính là thời điểm hết hạn thanh toán của vé máy bay/khách sạn hoặc các dịch vụ khác. Trường hợp quá hạn phê duyệt sẽ không thể phê duyệt được

• Yêu cầu sau khi được phê duyệt, hệ thống sẽ tự động xuất vé dựa trên số dư hạn mức của công ty.

Nếu hạn mức không đủ, vé sẽ không được xuất & gửi email thông báo đến cả người yêu cầu & người phê duyệt

Thu hồi yêu cầu phê duyệt

Người yêu cầu phê duyệt có thể thu hồi yêu cầu trong trường hợp thông tin có sai sót hoặc lịch trình thay đổi. Thao tác như sau:

• Trong mục Quản lý phê duyệt

• Di chuyển tới dánh sách Yêu cầu phê duyệt đã gửi

• Chọn yêu cầu muốn Thu hồi

• Chọn Thu hồi yêu cầu phê duyệt

• Nhập thông tin ghi chú (nếu cần) nhằm mục đích lưu trữ & theo dõi

1. Thu hồi yêu cầu phê duyệt sẽ không gửi email tới người được phê duyệt

2. Người phê duyệt sẽ không thể phê duyệt yêu cầu đã bị thu hồi

Kết luận

Một quy trình phê duyệt hiệu quả là cần thiết để quản lý các chi phí đi lại công tác và đảm bảo rằng chúng phù hợp với các chính sách và mục tiêu của công ty. Bằng cách tuân theo một quy trình phê duyệt rõ ràng và xác định rõ, tổ chức có thể quản lý các chi phí đi lại một cách hiệu quả hơn, giảm rủi ro gian lận và không tuân thủ, và đạt được các mục tiêu kinh doanh của mình.